Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali, la presente informativa descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali degli utenti che consultano il sito www.boemondohouse.it, richiedono informazioni o inviano una richiesta di prenotazione presso Boemondo House.

Ultimo aggiornamento: 15 Settembre 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Francesca Zippo – Boemondo House
Indirizzo: Vico Boemondo 16, 73100 Lecce – Italy
E-mail: amministrazione@boemondohouse.it

Per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti è possibile contattare il titolare utilizzando l’indirizzo e-mail sopra indicato.

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), ove tale nomina non risulti obbligatoria in relazione alla natura e alle dimensioni dell’attività svolta.

2. Tipologie di dati trattati

Attraverso il sito possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

Dati forniti tramite il modulo di prenotazione o di contatto

A seconda dei campi compilati, possono essere raccolti:

• nome e cognome;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono;
• date richieste per il soggiorno;
• numero e tipologia degli ospiti;
• eventuali servizi richiesti;
• richieste, preferenze e informazioni inserite volontariamente nel campo riservato ai messaggi;
• informazioni necessarie alla gestione amministrativa e al pagamento della prenotazione.

Si invita l’utente a non inserire nei campi liberi informazioni non necessarie, dati appartenenti a categorie particolari, informazioni sanitarie o copie di documenti d’identità.

Dati relativi agli ospiti

In seguito alla prenotazione possono essere richiesti i dati necessari:

• all’identificazione degli ospiti;
• agli adempimenti di pubblica sicurezza;
• alle comunicazioni previste dalla normativa sulle strutture ricettive;
• alla gestione dell’imposta di soggiorno;
• agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali.

Le eventuali copie dei documenti d’identità acquisite esclusivamente per completare le comunicazioni obbligatorie non saranno conservate oltre il tempo strettamente necessario all’adempimento, salvo che la conservazione sia richiesta da una specifica disposizione di legge.

Dati di navigazione

I sistemi informatici che consentono il funzionamento del sito possono raccogliere automaticamente alcuni dati tecnici, tra cui:

• indirizzo IP;
• tipo di browser e dispositivo;
• sistema operativo;
• data e ora della richiesta;
• pagina richiesta;
• codici di risposta del server;
• informazioni tecniche necessarie alla sicurezza e al corretto funzionamento del sito.

Questi dati vengono normalmente trattati per consentire la navigazione, garantire la sicurezza del sito, individuare malfunzionamenti e prevenire attività fraudolente o abusive.

Cookie e tecnologie analoghe

Il sito può utilizzare cookie tecnici necessari al proprio funzionamento e, solo ove presenti e alle condizioni previste dalla legge, cookie o strumenti di terze parti.

Le informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sulle relative finalità e sulle modalità per modificare le proprie preferenze sono disponibili nella Cookie Policy, raggiungibile al seguente indirizzo:

Cookie Policy

I cookie e gli strumenti non strettamente necessari vengono attivati soltanto quando richiesto dalla normativa e dopo che l’utente ha espresso la propria scelta attraverso il banner di gestione del consenso.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Navigazione e funzionamento del sito

I dati tecnici sono trattati per:

• mostrare correttamente le pagine;
• consentire l’utilizzo delle funzionalità del sito;
• assicurare stabilità e sicurezza;
• prevenire accessi abusivi, spam e attività fraudolente;
• individuare problemi tecnici.

La base giuridica è l’esecuzione dei servizi richiesti dall’utente e, per le esigenze di sicurezza, il legittimo interesse del titolare a proteggere il sito, i dati e la propria attività.

Risposte alle richieste di informazioni

I dati comunicati dall’utente sono trattati per rispondere a domande relative alla struttura, alla disponibilità, ai servizi e alle condizioni del soggiorno.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

Gestione delle richieste di prenotazione e del soggiorno

I dati sono trattati per:

• verificare la disponibilità;
• gestire la richiesta di prenotazione;
• comunicare con l’ospite;
• confermare, modificare o cancellare la prenotazione;
• organizzare il check-in e il check-out;
• fornire il soggiorno e gli eventuali servizi concordati;
• gestire pagamenti, rimborsi e contestazioni.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali e del contratto di soggiorno.

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per gestire la richiesta. In mancanza di tali dati potrebbe non essere possibile rispondere o completare la prenotazione.

Adempimenti legali, amministrativi e fiscali

I dati possono essere trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, tra cui quelli relativi a:

• registrazione e identificazione degli ospiti;
• comunicazioni alle autorità di pubblica sicurezza;
• comunicazioni statistiche previste dalla normativa;
• imposta di soggiorno;
• emissione e conservazione dei documenti contabili e fiscali;
• risposta a richieste legittime delle autorità.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare.

Prevenzione degli abusi e tutela dei diritti

I dati possono essere utilizzati nella misura necessaria a prevenire frodi e abusi, accertare responsabilità, gestire contestazioni e tutelare i diritti del titolare in sede stragiudiziale o giudiziaria.

La base giuridica è il legittimo interesse del titolare alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti.

Comunicazioni promozionali

Il sito non utilizza i dati forniti per la prenotazione per inviare newsletter o comunicazioni promozionali, salvo che l’utente abbia prestato uno specifico consenso attraverso una casella separata, facoltativa e non preselezionata.

L’eventuale consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati prevalentemente con strumenti informatici e, quando necessario, con strumenti cartacei.

Il titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a prevenire perdita, distruzione, alterazione, accesso non autorizzato o divulgazione indebita dei dati. Tali misure comprendono, ove applicabili, connessioni protette, controllo degli accessi, credenziali personali, aggiornamento dei sistemi, copie di sicurezza e limitazione dell’accesso ai soli soggetti autorizzati.

I dati non vengono diffusi pubblicamente.

5. Destinatari dei dati

Nei limiti necessari alle finalità descritte, i dati possono essere trattati o comunicati a:

• fornitori dei servizi di hosting e manutenzione del sito;
• fornitori del sistema di prenotazione;
• fornitori di posta elettronica e servizi per l’invio delle comunicazioni;
• consulenti fiscali, contabili, legali o tecnici;
• banche, istituti di pagamento e fornitori di servizi di pagamento, se utilizzati;
• gestori di piattaforme di prenotazione, quando la prenotazione proviene o viene sincronizzata attraverso tali piattaforme;
• soggetti incaricati della gestione della struttura, debitamente autorizzati;
• Comune e altri enti competenti per l’imposta di soggiorno;
• autorità di pubblica sicurezza e altre autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

Quando richiesto dalla normativa, i fornitori che trattano dati per conto del titolare vengono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Alcuni destinatari, come autorità pubbliche, piattaforme di prenotazione o prestatori di pagamento, possono operare come autonomi titolari del trattamento secondo le rispettive funzioni.

Tra i principali fornitori tecnici utilizzati dal sito rientrano:

• Register.it, per i servizi di hosting, registrazione del dominio e posta elettronica;
• WordPress, quale sistema di gestione del sito;
• WPForms, utilizzato per la gestione del modulo di contatto;
• WP Booking System, utilizzato per la gestione del calendario e delle richieste di prenotazione;
• Complianz, per la gestione del consenso e delle preferenze relative ai cookie;

6. Prenotazioni effettuate attraverso piattaforme esterne

Quando l’utente effettua una prenotazione direttamente attraverso portali come Booking.com o Airbnb, tali piattaforme trattano i dati secondo le proprie informative privacy e operano, per le rispettive attività, come autonomi titolari del trattamento.

Boemondo House riceverà dalle piattaforme i dati necessari alla gestione della prenotazione e del soggiorno. Il trattamento effettuato successivamente dalla struttura è disciplinato dalla presente informativa.

La semplice sincronizzazione dei calendari tramite iCal è utilizzata per aggiornare la disponibilità ed evitare sovrapposizioni tra le prenotazioni.

7. Trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio economico europeo

Il trattamento avviene prevalentemente all’interno dello Spazio economico europeo.

Qualora uno dei fornitori utilizzati comporti un trasferimento di dati verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o mediante altre garanzie appropriate, quali le clausole contrattuali standard.

8. Periodi di conservazione

I dati vengono conservati esclusivamente per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. In particolare:

• le richieste di informazioni che non danno luogo a una prenotazione vengono conservate indicativamente per un massimo di 12 mesi dalla conclusione della corrispondenza, salvo necessità di ulteriore conservazione;
• i dati relativi a prenotazioni e soggiorni vengono conservati per la durata necessaria all’esecuzione del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi legali e alla tutela dei diritti;
• i documenti amministrativi, contabili e fiscali vengono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile, ordinariamente pari a 10 anni;
• i dati necessari agli adempimenti di pubblica sicurezza e alle comunicazioni obbligatorie vengono trattati e conservati nei termini stabiliti dalla normativa;
• le eventuali copie dei documenti d’identità acquisite per completare gli adempimenti vengono eliminate dopo l’avvenuta comunicazione e il rilascio della relativa ricevuta, salvo uno specifico obbligo legale di ulteriore conservazione;
• i dati trattati sulla base del consenso vengono conservati fino alla sua revoca o fino al termine indicato nella relativa informativa;
• i dati tecnici e i registri di sicurezza vengono conservati per il tempo necessario alla protezione del sito e alla verifica di eventuali anomalie o abusi;
• i cookie vengono conservati per i periodi indicati nella Cookie Policy.

Al termine dei periodi applicabili, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati soltanto quando richiesto dalla legge o necessario per la tutela di un diritto.

9. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere al titolare:

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei suoi dati;
• l’accesso ai dati personali;
• la rettifica dei dati inesatti;
• l’integrazione dei dati incompleti;
• la cancellazione dei dati;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati;
• l’opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
• la revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
• informazioni sui destinatari ai quali i dati sono stati comunicati.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a:

amministrazione@boemondohouse.it

Il titolare potrà richiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente e risponderà nei termini previsti dalla normativa.

10. Reclamo al Garante

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Sito istituzionale: https://www.garanteprivacy.it/

Resta salva la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

11. Minori

Le richieste di prenotazione devono essere effettuate da persone maggiorenni.

I dati dei minori che partecipano al soggiorno vengono trattati esclusivamente nella misura necessaria alla gestione della prenotazione, all’erogazione del servizio e all’adempimento degli obblighi di legge, attraverso il genitore, il tutore o l’adulto responsabile della prenotazione.

12. Processi decisionali automatizzati

I dati raccolti attraverso il sito non sono utilizzati per assumere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano significativamente sull’interessato.

13. Modifiche all’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche normative, tecniche o organizzative oppure all’introduzione di nuovi servizi.